Etiquetado de portafolio: ordena tus documentos como ya los ordena tu empresa
Clasifica tus portafolios de firma con las categorías que ya usas —cliente, proyecto, área, tipo de contrato— y filtra por ellas cuando necesites encontrar algo. Incluido en el Portal Empresa, sin costo adicional.
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Cuando firmas cientos de documentos al mes, encontrarlos importa tanto como firmarlos
Al principio basta con la fecha. Después, con el nombre del archivo. Y llega un punto en que el equipo recorre la bandeja hacia atrás buscando el convenio de un cliente que se firmó hace cuatro meses, sin recordar cómo se llamaba el archivo ni quién lo cargó.
El problema no es la firma: eso ya está resuelto. Es que el volumen convirtió la bandeja en un archivador sin separadores, y cada búsqueda cuesta minutos que nadie tenía presupuestados.
Primero, qué es un portafolio
Un portafolio es una carpeta digital que agrupa varios documentos relacionados para firmarlos en una sola operación, con un historial común: todos los documentos de un crédito, por ejemplo, o de una compraventa. El etiquetado opera sobre esa unidad, no sobre archivos sueltos.
Beneficios
Categorías propias
Un mismo portafolio puede llevar varias etiquetas al mismo tiempo —el cliente y el tipo de contrato, por ejemplo— así lo encuentras por cualquiera de ellas. No tienes que elegir un único criterio de orden ni adivinar cuál usará quien busque después.
De uso interno, sin tocar el producto
Y etiquetar no altera nada del documento. El contenido, las firmas y su respaldo bajo la Ley 19.799 permanecen exactamente iguales. Las etiquetas se pueden editar y borrar incluso después de creado el documento, así que si tu forma de clasificar cambia con el tiempo, el archivo histórico cambia con ella.
Formas de etiquetar que funcionan
Por tipo de contrato:
Arriendos, laborales, convenios, pagarés, NDAs.
Por proyecto u operación:
Un crédito, una compraventa, una licitación.
Por área responsable:
RRHH, Comercial, Legal, Finanzas.
Preguntas Frecuentes
Claridad y confianza en cada proceso
