Aprobadores: nadie firma hasta que las personas correctas aprueban
Suma a quienes deben dar el visto bueno antes de que el documento salga a firma. Mientras no aprueben, los enlaces no se generan y ningún firmante ve el contrato.
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El problema nunca fue firmar. Fue lo que pasa antes de firmar.
Durante años, aprobar un contrato significó mandarlo por correo y esperar. El documento va y vuelve entre partes, se cruzan versiones, alguien responde "ok" en un hilo que nadie vuelve a abrir y, al final, se manda a firmar confiando en que todos alcanzaron a revisar.
En operaciones simples el riesgo se asume. En operaciones con patrimonio comprometido, contrapartes o responsabilidad legal de por medio, no: ahí el visto bueno no puede depender de que alguien recuerde contestar un correo a tiempo.
Beneficios
Sin aprobación, el proceso de firma no existe
Esta es la diferencia de fondo: si los aprobadores no aprueban, los enlaces de firma ni siquiera se generan. No es un aviso que se pueda pasar por alto ni un paso que se pueda saltar con apuro. Mientras el documento no esté aprobado, ningún firmante lo ve y ningún borrador sale de la plataforma.
Varios aprobadores, en el orden que tu proceso exige
No es una configuración global que tengas que mantener. Al cargar un portafolio decides quién debe estar al tanto de esa operación en particular y lo sumas en ese momento. Para el siguiente documento, la lista parte limpia.
Respeta el flujo de aprobación
Agrega tantos aprobadores como requiera la operación y define el orden en que deben pronunciarse. El flujo replica la cadena de visaciones que tu organización ya tiene; no te obliga a inventar una nueva ni a simplificar la que funciona.
Quien aprueba, acompaña el documento hasta el final
Los aprobadores quedan en copia de los enlaces de firma de cada firmante y del documento una vez firmado. Quien autorizó la operación no se entera del desenlace por terceros: lo ve.
La lista la administras tú
Creas un aprobador con su nombre, apellido y correo, editas sus datos cuando cambian y lo eliminas cuando ya no corresponde. Sin tickets, sin esperar a que alguien del lado de Gofirmex lo configure.
Protección real contra la filtración de borradores
Fue una de las razones por las que nuestros clientes pidieron esta funcionalidad: la tranquilidad de que un borrador de contrato no va a circular, ni a firmarse, ni a salir de la organización antes de que las personas correctas lo revisen.
Caso: Universidad Alberto Hurtado
En la Universidad Alberto Hurtado, un convenio no lo firma una sola persona. Pasa por distintas facultades, por la prorrectoría y por la vicerrectoría económica cuando hay recursos comprometidos.
Cada autoridad tiene la responsabilidad legal de leer el documento antes de que se firme: no es un trámite, es su firma y su responsabilidad.
El protocolo ya existía y funcionaba. Lo que faltaba era una plataforma que lo hiciera cumplir sin depender de la memoria de nadie.
Con aprobadores, la cadena de visaciones deja de ser una secuencia de correos y pasa a ser una condición técnica: la firma simplemente no ocurre hasta que todos leyeron y aprobaron.
Cada autoridad tiene la responsabilidad legal de leer el documento antes de que se firme: no es un trámite, es su firma y su responsabilidad.
El protocolo ya existía y funcionaba. Lo que faltaba era una plataforma que lo hiciera cumplir sin depender de la memoria de nadie.
Con aprobadores, la cadena de visaciones deja de ser una secuencia de correos y pasa a ser una condición técnica: la firma simplemente no ocurre hasta que todos leyeron y aprobaron.
Operaciones donde Aprobadores cambia el proceso
Estudios jurídicos con contrapartes:
Acuerdos entre partes que representan intereses opuestos y requieren el visto bueno de un socio antes de salir.
Educación superior:
Convenios que recorren facultades, prorrectoría y vicerrectoría económica antes de llegar a firma.
Acuerdos entre accionistas:
Documentos que luego se presentan ante el Servicio de Impuestos Internos o la Tesorería General de la República, donde además puede sumarse la autorización notarial.
Compraventa de acciones:
Operaciones de alto monto que exigen revisión formal previa y respaldo posterior.
Compliance corporativo:
Políticas internas que obligan a visación previa sobre cierto monto o cierto tipo de contrato.
Preguntas Frecuentes
Claridad y confianza en cada proceso
¿Qué pasa si un aprobador no aprueba el documento?
¿El aprobador firma el documento?
¿Puedo definir en qué orden aprueban?
¿En qué se diferencia un aprobador de un seguidor?
¿Puedo combinar aprobadores con autorización notarial?
¿Hay un máximo de aprobadores por documento?