Almacenar de forma segura los documentos firmados digitalmente es tan crucial como el propio acto de firmarlos. La firma garantiza la integridad y autoría en un momento específico, pero un almacenamiento inadecuado puede comprometer esa seguridad a largo plazo. A continuación pueden revisar los criterios rectores en seguridad documental dentro de GoFirmex:

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Principios Fundamentales del Almacenamiento Seguro

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El objetivo es preservar tres características clave del documento a lo largo del tiempo:

• Integridad: Garantizar que el documento y su firma no han sido alterados de ninguna manera desde que se guardaron.
• Accesibilidad y Disponibilidad: Asegurar que puedas encontrar, abrir y validar el documento cuando lo necesites, hoy y en el futuro.
• Validez a Largo Plazo: Mantener la validez legal y técnica de la firma, incluso después de que los certificados digitales originales del firmante hayan expirado.

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Formatos de Archivo Adecuados para la Conservación

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El formato PDF (específicamente en sus estándares PDF/A y PAdES) es lo recomendado para el almacenamiento a largo plazo de documentos firmados.

El archivo en formato PDF permite incrustar la firma, los certificados, el estado de revocación de los mismos y un sello de tiempo (timestamping) dentro del propio archivo.

Es importante tener en cuenta lo siguiente para asegurar la conservación y seguridad de los documentos firmados de manera electrónica:

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• Asegurar que la firma incluya Validación a Largo Plazo (LTV - Long-Term Validation): Esta es la característica más importante. Una firma con LTV embebe toda la evidencia necesaria para validar la firma en el futuro, sin necesidad de conectarse a internet para verificar si el certificado era válido en el momento de la firma. La tecnología de firma de GoFirmex (basados en el estándar PAdES) ya incluyen esto.

• Implementar la Regla "3-2-1" de las Copias de Seguridad: Esta es una regla de oro en la seguridad de la información para protegerse contra la pérdida de datos:
  
  • TRES copias de tus documentos importantes.
  • En DOS tipos de medios de almacenamiento diferentes (ej: un disco duro interno y un disco duro externo).
  • Con UNA copia ubicada fuera de tus instalaciones (off-site) (ej: en un servicio de almacenamiento en la nube o en una bóveda segura). GoFirmex asegura un mínimo de 6 años de almacenamiento.

• Elige el Lugar de Almacenamiento Correcto: Dependiendo de tus necesidades (personales o empresariales), tienes varias opciones:
  
  • Sistemas de Gestión Documental (DMS - Document Management System): (Recomendado para Empresas). Son plataformas diseñadas específicamente para esto. Ofrecen:
    
    • Control de Versiones: Sabrás siempre cuál es la última versión del documento.
    • Trazabilidad y Auditoría: Registran quién accedió, modificó o descargó un documento y cuándo lo hizo.
    • Control de Acceso Fino: Puedes definir permisos específicos por usuario o departamento.
    • Búsqueda Avanzada: Facilitan la localización de documentos.
    • Almacenamiento en la Nube de Reputación: Por ejemplo Google Drive, o servicios similares. GoFirmex utiliza la infraestructura Cloud de Google para el respaldo documental.
    • Ventajas: Accesibilidad desde cualquier lugar, cumplimiento de la regla del respaldo "off-site".

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Precauciones de Seguridad:

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• Cifrado: Se debe asegurar que el proveedor cifra los datos en reposo y en tránsito.

• Control de Permisos: Acceso a la plataforma y repositorio restringido a colaboradores, aplicando siempre el "principio de mínimo privilegio" (dar sólo los permisos estrictamente necesarios). GoFirmex cuenta con distintas soluciones relacionadas al control de acceso a plataforma y documentos.

• Almacenamiento Local  como respaldo (Discos duros, Servidores NAS). GoFirmex cuenta con servidores físicos radicados en Chile para el respaldo documental.

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Estas prácticas no solo permite estar guardando un archivo, también se estará preservando un activo digital con plena validez legal y técnica, asegurando que su integridad y autenticidad perduren en el tiempo, sin comprometer la integridad del documento, a la vez que se protegen los datos personales subsecuentes del documento en cuestión.

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