Portal GoFirmex
para Empresas

GoFirmex ofrece un conjunto de funcionalidades exclusivas diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades de clientes corporativos. Las distintas características están pensadas para enfrentar las complejidades en sus procesos de gestión documental y firma, que están intrínsecamente ligadas a sus sistemas internos de control y gestión. Nuestra plataforma está optimizada para integrar y simplificar estos flujos de trabajo complejos, asegurando eficiencia y cumplimiento normativo.

¿Cómo es el portal de gestión de firma de documentos en GoFirmex?

Acceso al portal

Después de activar tu cuenta en GoFirmex, podrás acceder con tu mail y contraseña, como también con tu cuenta de Microsoft o Google.

Al acceder a tu Portal de Gofirmex, podrás revisar tus documentos, cargar y enviar documentos a firma, revisar la facturación asociada y administrar los usuarios que tienen acceso.

‍Dashboard

Es un resumen del uso de empresa en GoFirmex. Podrán observar el número de documentos que tienen según estado de firma, el último portafolio creado, y un gráfico que muestra la cantidad de portafolios creados por mes

Crear Portafolio

Diferencia entre Portafolio y Documento

“Portafolio” es la “carpeta de documentos”, el “set de contratos” que se enviarán a firma. GoFirmex permite cargar hasta 5 documentos simultáneamente a firma.

“Documentos” corresponde a cada contrato o documento a cargar y firmar.

subir documentos

Todos los “documentos” dentro de un “portafolio” deberán ser firmados por todos los firmantes para finalizar su proceso.

Todos los documentos dentro de un portafolio se firman en simultáneo, en un solo acto de firma.

Los firmantes podrán firmar todos los “documentos” dentro del “portafolio” accediendo por el mismo link.

Los firmantes podrán firmar todos los “documentos” dentro del “portafolio” de manera simultánea.

Información adicional

El Certificado de Dominio como requisito obligatorio en los contratos de arriendo (si procede).

La carga de cédula de identidad se realiza sólo en el caso de solicitar la Autorización Notarial. En caso contrario, no es requerido.

El "Orden de firma” es para seleccionar quién debe firmar como número 1, 2 y así sucesivamente.

Los links de firma se “liberan” en la medida que los firmantes anteriores en el “Orden de firma” finalizan su proceso de firma.

Sube la información de los seguidores

La funcionalidad “seguidores” es ideal para darle acceso al seguimiento del proceso de firma a personas que están siendo partícipes sin firmar, pero que no cuentan con la autorización de seguridad necesaria para ingresar al Portal Empresas”

Revisión de datos antes de firmar.

Verificar rut de la persona que firma.

DOCUMENTOS

En esta pestaña, podrás ver todos los documentos que estén en gestión de firma dentro de GoFirmex, según su estado de firma:

Finalizados

Puedes revisar un documento ya firmado, el cual podrás ver tanto la hora y fecha de cada uno de los firmantes, como también descargar el documento ya finalizado, con su respectiva encriptación.

Dentro de tus documentos, tendrás la oportunidad de buscar por rut de firmante todos los documentos relacionados a este.

‍En proceso

Son todos los portafolios que están en proceso de firma

Puedes ingresar al detalle del documento. Dentro del detalle podrás ver toda la información:

FirmexID:Es el identificador de la operación.
‍
Estado del Portafolio:Establece el punto del proceso de firma en el cual está:
‍
Portafolio en envío de firmas
Portafolio en proceso de firmas
Portafolio en Notaría.

Documentos:El detalle de cada uno de los documentos dentro del portafolio. Mínimo siempre hay un documento.

Acreditación de Firmantes: Información del nombre, run, orden de firma, y estado de firma.

En caso de no haber firmado, se puede presinar el botón “Enlace de firma” y el link de firma específico quedará automáticamente en el portapapeles del dispositivo (PC, MAC, Smartphone, Tablet, etc). Al seleccionar la opción “pegar”, este link podrá ser adjuntado en comunicaciones vía correo electrónico, whatsapp, o cualquier otro canal de comunicación digital.

En caso de haber firmado, aparecerá fecha y hora de firma en UTC. (Tiempo Universal Coordinado).

RECHAZADOS

Son todos los documentos que no finalizaron exitosamente el proceso de firma.

¿Cuándo es gratis el rechazo?

Si el documento cargado no ha sido firmado por ninguno de los firmantes, el rechazar documento es gratis.

FACTURACIÓN

En esta pestaña podrás ver todas las facturas emitidas, así como ver su estado de pago.

gestión

Los administradores cuentan con la posibilidad de habilitar nuevos accesos o asignar nuevos administradores.

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Te invitamos a ver el onboarding que contiene el material informativo preparado para ti.

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