Firma Electrónica Avanzada + Autorización Notarial de Firma
La Autorización Notarial de Firma (ANF) se refiere al acto por el cual un notario público certifica la autenticidad de una firma estampada en un documento privado. Esta certificación puede ocurrir de dos maneras principales:
- En presencia del notario: Cuando la firma se estampa directamente ante el ministro de fe.
- Por autenticidad que le conste al notario: Cuando el notario da fe del conocimiento o identidad de los firmantes, sin que la firma necesariamente se estampe en su presencia física directa.
Marco Legal y Principios Relevantes
La Autorización Notarial de Firma (ANF) se rige por diversas normativas, principalmente el Código Orgánico de Tribunales (COT) y la Ley N° 19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma ("Ley de Firma Electrónica").
Funciones del Notario: El artículo 401 N° 10 del COT establece que es función de los notarios "Autorizar las firmas que se estampen en documentos privados, sea en su presencia o cuya autenticidad les conste". Complementariamente, el artículo 425 del COT preceptúa que los notarios podrán autorizar firmas en documentos privados, siempre que "den fe del conocimiento o de la identidad de los firmantes y dejen constancia de la fecha en que se firman".
Auto Acordado de la Corte Suprema: El Auto Acordado de la Excma. Corte Suprema sobre Uso de Documento y Firma Electrónica por Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales de 2006, en su artículo cuarto, dispone que los notarios pueden certificar con su FEA "firmas digitales estampadas en su presencia". El numeral octavo añade que, al autorizar una firma digital estampada en su presencia, el notario debe dar fe de haberse acreditado la identidad del firmante según el COT.
Principio de Equivalencia Funcional: La Ley N° 19.799 consagra este principio, estableciendo que los actos y contratos celebrados mediante firma electrónica serán válidos y producirán los mismos efectos que aquellos en soporte papel, reputándose como "escritos" si la ley lo exige. Esto es fundamental para la validez de los documentos electrónicos autorizados notarialmente.
Territorialidad: El notario sólo puede ejercer sus funciones dentro del territorio para el que fue nombrado. Esto se aplica también a las actuaciones realizadas por medios telemáticos.
La Autorización Notarial de Firma y la Tecnología
La pandemia aceleró la adopción de medios telemáticos para la ANF, surgiendo la modalidad semipresencial o virtual (videoconferencia/videollamada). Sin embargo, el uso de esta tecnología debe garantizar que el notario pueda dar fe del conocimiento o identidad de los firmantes, dejando constancia expresa de la forma de conexión y verificación.
La verificación de identidad puede apoyarse en bases de datos oficiales (como el Servicio de Registro Civil e Identificación) o bases de datos propias de la notaría bajo su exclusiva responsabilidad. Sin embargo, está proscrito el redireccionamiento a plataformas o bases de datos privadas y externas para asumir la labor de verificar la identidad o certificar una firma, ya que esto constituiría una delegación de la función privativa e indelegable del notario.
La Corte de Apelaciones de San Miguel ha sido enfática en que la autorización de contratos de compraventa de vehículos motorizados por notarios con su FEA, preparados por empresas gestoras que verifican biométricamente la identidad sin intervención directa del notario, no cumple con la normativa vigente.
La tecnología de GoFirmex combina servicios de Firma Electrónica Avanzada con la Autorización Notarial de Firma en el mismo acto, optimizando procesos y garantizando el cumplimiento legal.
Documentos y Situaciones Específicas
Letras de Cambio y Pagarés:
No es legalmente posible suscribir letras de cambio y pagarés directamente de manera electrónica debido a su materialidad, que es fundamental para su circulación mercantil y para evitar el ejercicio simultáneo de múltiples acciones de cobro.
Solución para Pagarés: Es perfectamente posible otorgar un mandato (poder) utilizando FEA para que un mandatario (generalmente el acreedor) pueda suscribir y/o llenar pagarés físicos en nombre y representación del mandante (deudor). Este mandato debe ser específico y determinado. La firma del mandatario en el pagaré físico podrá luego ser autorizada por un notario para que tenga mérito ejecutivo.
Contratos de Arrendamiento:
Un fallo reciente del 29° Juzgado Civil de Santiago (ROL C-7192-2023) aceptó un contrato de arrendamiento firmado electrónicamente con FEA.
El tribunal interpretó que la exigencia de autorización notarial del artículo 20 de la Ley N° 18.101 se aplica a los "contratos escritos", y un documento electrónico, aunque produce los mismos efectos, no es "escrito" en ese sentido literal. Por lo tanto, se le aplicaron las reglas de los contratos que "no consten por escrito".
Esto permitió validar el contrato sin la autorización notarial directa en el documento mismo, basándose en el principio de equivalencia funcional.
Escrituras Públicas:
Exigen la comparecencia personal de los otorgantes ante el notario y la suscripción material, por lo que no pueden autorizarse con firma electrónica.
Actos o Contratos de Derecho de Familia:
Excluidos explícitamente de la equivalencia funcional con los documentos electrónicos por la Ley N° 19.799.
Beneficios de la Autorización Notarial de Firma con FEA
La integración de la FEA con la ANF ofrece múltiples beneficios, como lo destaca GoFirmex:
Reducción de Ineficiencias y Costos: Elimina la necesidad de presencia física, optimizando tiempo y reduciendo gastos asociados a trámites notariales tradicionales.
Agilidad y Productividad: Acelera los procesos de cierre de negocios, pasando de días a horas.
Seguridad y Cumplimiento Legal: Garantiza la integridad y autoría del documento, brindando mayor certeza jurídica y cumplimiento normativo. equivalencia funcional.
Mejora de la Experiencia del Cliente: Permite a los clientes firmar desde cualquier lugar y dispositivo, sin pérdidas de tiempo.
En resumen, la Autorización Notarial de Firma con Firma Electrónica Avanzada es una herramienta que moderniza y agiliza la formalización de documentos privados, manteniendo la seguridad y certeza jurídica gracias a la fe pública que imprimen los notarios, con ciertas particularidades y limitaciones que la jurisprudencia y las propuestas legislativas continúan aclarando y expandiendo.