Definición de Firma Electrónica Avanzada (FEA)
La Ley N° 19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, en su artículo 2°, letra g), define la Firma Electrónica Avanzada como aquella que cumple con los siguientes requisitos:
- Certificación por un Prestador Acreditado: Debe ser certificada por un proveedor de servicios que ha sido acreditado. Este proceso de acreditación se realiza ante la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño y exige el cumplimiento de una serie de guías técnicas y la contratación de seguros de responsabilidad civil.
- Control Exclusivo del Titular: Debe ser creada utilizando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control. Esto implica que sólo el firmante tiene acceso y control sobre el dispositivo o mecanismo de creación de la firma.
- Vinculación Única con el Titular y los Datos: Se vincula únicamente al titular y a los datos a los que se refiere.
- Detección Posterior de Modificaciones: Permite la detección posterior de cualquier modificación realizada en el documento una vez firmado.
- Verificación de la Identidad del Titular: Garantiza la verificación fehaciente de la identidad del titular. Para ello, el prestador de servicios de certificación debe siempre realizar una comprobación de identidad.
- Impedimento de Desconocimiento (No Repudio): Impide que el titular desconozca la integridad del documento y su autoría.
Tipo de Firma Electrónica Avanzada Disponible en GoFirmex
Firma Electrónica Avanzada sin Token
La validación se realiza bajo los siguientes pasos:
- Ingreso de Clave Única del Estado (CUE).
- Verificación de Cédula de Identidad.
- Preguntas de Seguridad (challenge) emanadas del Servicio de Registro Civil e Identificación.
- Excepcionalmente, a las personas a las cuales no esté disponible el Desafío de preguntas, se realizará la validación vía proceso de transferencia bancaria.
Beneficios de la Firma Electrónica Avanzada
Actos y Contratos Generales entre Particulares:
Cualquier acto o contrato otorgado o celebrado por personas naturales o jurídicas, donde la ley no exija una solemnidad que sea imposible de cumplir mediante documento electrónico, ni requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, ni se refiera a asuntos de derecho de familia. La FEA dota a estos documentos de plena prueba.
Ventaja: Optimiza el tiempo, reduce costos y aumenta la productividad al eliminar barreras presenciales.
Documentos y Actuaciones Judiciales:
Ingreso de Demandas y Escritos Judiciales: La Ley N° 20.886 sobre Tramitación Electrónica exige que el ingreso de demandas y todos los escritos se realice por vía electrónica a través del sistema informático del Poder Judicial.
Resoluciones y Actuaciones Judiciales: Jueces, auxiliares de la administración de justicia y funcionarios de cada tribunal están obligados a utilizar y registrar en el sistema informático todas las resoluciones y actuaciones procesales mediante su Firma Electrónica Avanzada.
Patrocinio y Poder Judicial: La ley permite la constitución de patrocinio y poder a través de la firma digital.
Documentos presentados como Prueba: Los documentos electrónicos son admisibles en juicio como medios de prueba. El proyecto de reforma a la Ley 19.799 busca asegurar su admisibilidad en todo procedimiento contencioso y no contencioso, judicial y administrativo.
Mandatos para Suscribir o Llenar Pagarés:
Aunque los pagarés no pueden suscribirse directamente con firma electrónica debido a su materialidad, es perfectamente posible y recomendado otorgar un mandato (poder) utilizando FEA para que un mandatario (generalmente el acreedor) pueda suscribir y/o llenar pagarés físicos en nombre y representación del mandante (deudor). Este mandato debe ser específico y determinado para evitar problemas.
Contratos de Arrendamiento:
Un caso judicial reciente (ROL C-7192-2023) en la Corte de Apelaciones de Santiago aceptó un contrato de arrendamiento firmado electrónicamente con FEA. Aunque la ley exige autorización notarial para contratos de arrendamiento "por escrito", el tribunal consideró que un documento electrónico no es "escrito" sino que "produce los mismos efectos", permitiendo su validez sin la autorización notarial directa en el documento mismo, basándose en el principio de equivalencia funcional.
Créditos Automotrices e Hipotecarios:
Empresas como Galgo (créditos automotrices) y Creditú (créditos hipotecarios) utilizan GoFirmex, lo que implica la gestión eficiente de documentos asociados a estos procesos, probablemente incluyendo los mandatos para suscribir pagarés y otros instrumentos financieros que requieren altos estándares de seguridad y agilidad.
Documentos de los Órganos del Estado:
Los órganos del Estado pueden ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento dentro de su ámbito de competencia, suscribiéndolos con firma electrónica.
Para que los documentos de los órganos del Estado tengan la calidad de instrumento público, deben suscribirse mediante Firma Electrónica Avanzada.
La certificación de la FEA de autoridades o funcionarios del Estado la realizan sus respectivos ministros de fe, aunque pueden contratar servicios de prestadores acreditados si es técnica o económicamente conveniente.
Se promueve el uso de sistemas electrónicos y digitales para la generación, soporte y almacenamiento de información por parte de los órganos de la administración.
Digitalización de Documentos Físicos para Archivo y Uso Legal:
La digitalización de documentos originales en papel (microformas) pueden tener el mismo mérito probatorio que el documento original si el método empleado garantiza su duración, indelebilidad, integridad, legibilidad y fidelidad (según Art. 2 Ley 18.845). Esto es útil para optimizar espacio y asegurar la conservación. La Contraloría General de la República ha avalado la digitalización como reemplazo del microfilmado.
Documentos con Limitaciones o Exclusiones de Uso de la Firma Electrónica Avanzada (actualmente):
Escrituras Públicas: Requieren la comparecencia personal de los otorgantes ante el notario y la suscripción material de los documentos. No es posible su autorización con firma electrónica.
Actos o Contratos de Derecho de Familia: La Ley N° 19.799 excluye explícitamente los actos relativos al derecho de familia de la equivalencia funcional con los documentos electrónicos.
Letras de Cambio y Pagarés (Suscripción Directa):
No es legalmente posible suscribir letras de cambio y pagarés de manera electrónica debido a su materialidad, que es fundamental para su circulación mercantil y para evitar el ejercicio simultáneo de múltiples acciones de cobro.
Nota Importante: Como se mencionó, el uso de un mandato electrónico para que un tercero firme pagarés físicos es la solución legalmente aceptada.
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